跳到主要內容

    A05財團法人是相當具公信力之車輛零組件檢測認證單位,同時兼營相關技術研發與品質改善之業務,並輔導車輛及零組件工業之升級發展。其中,A05財團法人的業務內容主要來自科技專案計畫、政府部門計畫,以及工業服務計畫。本組訪談了A05財團法人在行政管理薪資系統的導入實務,期望透過訪談方式瞭解專案推動所需注意相關事項,以下將就專案評估階段、專案規劃階段、系統設計開發、系統上線規劃與系統上線管理進行探討。

      在專案評估階段上,A05財團法人認為原先的行政管理薪資系統效能不佳,如操作介面不友善;資料庫連結上有程式錯誤現象,導致常常需要人工除誤,反而增加了既有的工作負擔。故為了能真正做到簡化作業流程和節省人力,A05財團法人將導入另一套資訊系統,期使在舊系統與新系統雙軌並行之下,禰補舊有系統效能不彰之處,使得相關單位能有更充裕的時間,進行或規劃其他非例行性之事務,以提升A05財團法人的競爭力。

      在專案規劃階段,A05財團法人成立了專案委員會,以進行評估系統優缺點、需要的功能模組和選擇配合之廠商。其中,專案委員會的成員以系統主要使用者和過去曾有系統導入經驗的財團法人共組之顧問團所組成。亦即,A05財團法人欲導入的資訊系統採委外設計開發,是 為一種半客製化系統。由於,加班、差勤、請假、薪資核算、延誤刷卡是屬於A05財團法人人資部門最大的作業量內容,故該 套系統主要功能包含:差勤表A05化、上網填寫教育訓練申請表單、出差報告上傳等。

      至於,系統上線的規劃,主要採用下列四種方式:行政和企劃部門先行實施新系統、透過月會與說明會進行新系統之宣導、安排全公司使用者的訓練課程,以及由系統廠商安排人員進駐輔導等方式。待系統正式上線後,往後的上線管理則交由資訊部門的同仁來接管。目前,A05財團法人並無系統成效衡量指標,但若初估來看,則推估至少讓人資部門、企劃單位、會計單位共少了約3.7個人力。就整體系統規劃藍圖而言,A05財團法人的系統已完成約85%的進度。

      事實上,該專案進行時程卻較原先預定時程表落後達半年之久,使得程式除錯動作、系統整合與測試均因而落後。但是,A05財團法人認為這並不能說該專案不具成效,反而是肇因於當初規劃時程上過於樂觀之結果。換言之,A05財團法人認為若能用時間換得想要的質與量,仍是相當值得的做法。此外,A05財團法人在規劃新系統導入時,採用流程管理的方式,希望透過模組整合的方式,以利未來達到企業資源整合系統的效益,故在開發系統時,所使用的工具、系統規格、系統邏輯等均已考量將來與其他系統整合之問題。同時,A05財團法人希望將來能將現有的行政管理薪資系統朝決策支援系統的角色邁進。

      透過A05財團法人的專案實務,本組學習到專案推動的流程、推動專案過程中可能遭遇之問題點,以及從A05財團法人較主觀的專案效益評估思維中,獲得不少的啟發。綜合上述,本組認為該套新系統的運作上,仍存在一些待解決之問題,舉凡子系統未策略性整合、專案成員角色未充分發揮,以及缺乏效益追蹤指標。為能改善系統上線問題,本組認為可有如下做法:培育種子教師而非只是部門代表人員進行受訓、運用外部顧問以瞭解各子系統在策略性連結的合理性做法,以及建立客觀的系統評估指標等。

    黃曼君、黃俊傑、蔡佩芬訪談