因為對HR的重視,A72公司希望能在汰換舊系統時與新系統整合,因此導入SAP時將ERP與HCM一同導入,在於HCM系統有更佳的完整性。
此外,A72公司資訊部門會與顧問公司聯繫,以隨時根據各部門的需求做調整,在討論、溝通與因應組織文化後,將操作方法傳授下去,成員才能放心學習以達成績效。
在導入SAP-HCM時,為嚴格控管進度有一套標準模式,藉此確保系統能如期導入。首先是籌劃行政事務,包含召開會議、專案小組、工作說明書、專案的範圍與時間等。接著是按企業藍圖確認需求後,做相關設定與使用者對系統的認知。再來是系統建置,先將測試系統安裝後,針對需求來設定參數,接著進入系統做操作測試,評估系統是否符合預期。然後是上線準備,將關鍵與一般使用者連同做測試,與在舊資料轉移到新系統後,再次進行比對確認。最後是真正上線,在系統轉移後會有適應期,此時顧問公司會將技術轉移給公司的IT人員以做修改和調整,而HR則扮演關鍵使用者的角色。
在導入SAP-HCM後,影響A72公司組織管理(OA)和人事管理(PA)、考勤管理(PD)和薪酬管理(PY)這四大模組的部分。例如,在考勤上有工時評估能快速進行檢核;在薪資上能快速完成結算;在系統上能留下人員點閱或異動紀錄解決不當操縱的問題。整個系統與人力發展訓練和績效考核部分的連結,讓程序更加公平,與減少行政作業時間。 由於,A72公司SAP-HCM性質屬於單一且長期性投資,在資源運用與效益上,除了考量到時間之外,要做出最佳決策來降低成本必須與顧問公司保持聯繫,而因為獲得公司高層支持,所以能更加靈活運用資源,讓專案推動更順利。
此外,當訂定目標遇到問題時,要立刻跟顧問公司與公司高層,做討論直到問題解決,因此專案初期問題能順利解決,專案推動就能更快速,且能避免問題的後遺症存在。
然而,HCM的推行以人力發展最困難,在於人員流動與使用傳承,即使有操作手冊說明和顧問協助,仍與實際操作有差異,且因為沒深入了解訓練發展的操作方法,以及HCM沒有將教育訓練納入核心,所以效益上沒有好的發揮,因此要另外導入訓練發展系統。目前最大效益是薪資考勤資料與招募功能,因為能每天做記錄、檢核與通知,相較過去只要半天就能核算完成,雖然人事資料的輸入頁面較複雜,但相對的資料較完整。
整體上,除了減少薪資考勤時間外,系統導入前後沒有太大落差。但導入後的最終效益會隨著時間而展現,當人數增加、組織規模改變與因應新的分公司或跨國企業時,直接套用現有的SAP-HCM系統,能呈現完整資料與快速上手,也能隨時控管資訊,制度齊全後來導入更能突顯其效益。
目前,改善空間的部份上,因為系統太過昂貴,所以希望能修改價格,而公司ERP與HCM系統是互相連結的,除了要投入很多資源外,且政府制度也一直改變,當某個系統更改後將彼此影響,所以預計明年將把這兩個系統拆開。
最後,A72公司針對想導入SAP-HCM系統的公司建議,因為整套系統過於昂貴,最好可以等到公司整體人力制度健全後再導入,另外人員配置也要足夠,而導入系統後,可以著重在人才未來發展上。
許伊婷、陳羿璉、張惠喻、沈育如、許世易 訪談